Die Instmail2 ist ein Mailserver, der beim Rechenzentrum der Universität Heidelberg eingerichtet ist und auch von diesem technisch gewartet wird. Die Verwaltung einer Mail-Domäne und die Beratung der Anwender liegt hierbei immer noch ausschließlich in den Händen der Institute, bzw. des dortigen Mailadministrators. Das URZ stellt diesen Service allen Instituten der Universität zur Verfügung, die ihre Mail-Serverdienste aufgrund der hohen Administrationskosten und der hohen Anfälligkeit eigener Server wieder ausgliedern möchten.

Instmail2 ist ähnlich wie kommerzielle E-Mail Dienste (z.B. GMX, Web.de) aufgebaut. Das bietet dem Benutzer die Möglichkeit, neben regulären E-Mail-Programmen (Outlook Express, Eudora) mit Hilfe von gängigen Webbrowsern (z.B. Internet Explorer, Netscape Communicator, Opera, Firefox) von überall auf sein E-Mail Konto zuzugreifen. Dabei kann die Verbindungen verschlüsselt werden.

Dem Benutzer werden in seiner "INBOX" 100 MB Speicher zur Verfügung gestellt, in der die E-Mails gelagert werden. Es besteht weiterhin die Möglichkeit, eigene Ordner und Verzeichnisse anzulegen und die E-Mails dorthin zu verschieben. Die E-Mails bleiben so lange in diesem Speicher, bis der Benutzer sie ausdrücklich löscht. Auch alle verschickten E-Mails werden in einem separatem Verzeichnis (sog. "sent-mail") aufbewahrt und sind jederzeit einzusehen. Der Zugriff erfolgt über IMAP oder POP3.